Les termes « filmer » et « film » utilisés dans ce document couvrent toutes les méthodes d'enregistrement audiovisuel pour la télédiffusion ou la projection en salle, y compris toutes les nouvelles techniques média.

Que l’on soit résident en Inde ou pas, une autorisation officielle pour filmer à Auroville doit être obtenue via Auroville OUTREACHMEDIA qui est le service habilité à délivrer la « Lettre de Recommandation » préalable à l’obtention de la permission de filmer.

OUTREACHMEDIA est l’organisme de liaison entre le demandeur et le bureau de la Fondation d'Auroville.

Lettre de recommandation

La lettre de recommandation adressée à la Fondation d’Auroville par OUTREACHMEDIA est le document majeur pour pouvoir filmer à Auroville.
Avant d’écrire la lettre, OUTREACHMEDIA doit être informé des intentions et motivations du réalisateur sur le sujet à traiter, afin d’établir le dossier à transmettre aux autorités indiennes et d’enclencher la procédure administrative.

La lettre de recommandation se fait après obtention des documents suivants :

  • la note d’intention et de motivation
  • le synopsis détaillé du film
  • la durée du film
  • la chaine de diffusion et le public ciblé
  • la composition de l’équipe de tournage et l’équipement utilisé
  • les dates de tournage

Conditions officielles, demandeurs non indiens

Après acceptation du projet, OUTREACHMEDIA adressera un dossier complet à la Fondation d’Auroville qui comprendra également les documents suivants :

  • La permission de filmer à Auroville via l'ambassade/consulat ou la Haute Commission de l’Inde de leur pays d'origine.
  • Parallèlement la fondation d’Auroville transmet une demande au ministère indien des Affaires étrangères.
  • La photocopie du passeport des membres de l’équipe.
  • Le document officiel du gouvernement indien « Undertaking », dûment signé avec une copie de la page appropriée du passeport du demandeur comme preuve de la signature du document « Undertaking ». Aller sur le site officiel du gouvernement indien pour l'obtenir.
  • L'engagement du demandeur à se conformer aux conditions de tournage stipulées par OUTREACHMEDIA "Filming terms". Cliquer ici pour télécharger le document.
  • La « Lettre de recommandation » invitant la Fondation d'Auroville à traiter le dossier de demande.

Cette procédure est longue (deux mois environ) il est donc important de le prévoir dans le planning.

L’autorisation de tournage ne reste valable que si le synopsis original est respecté, à savoir qu’une simple soumission du synopsis n’équivaut pas a une autorisation. L’acceptation de la demande reste à la discrétion d’OUTREACHMEDIA.

Procédure

Dès que la Fondation d'Auroville donne le feu vert, OUTREACHMEDIA se met à disposition du réalisateur et de son équipe pour la logistique, rencontrer les personnes qu’il souhaite interviewer, établir le calendrier de tournage, repérer les lieux, etc.

Une grande partie de ce travail peut être organisé par un membre d`OUTREACHMEDIA avant l’arrivée de l’équipe par échange électronique ou téléphonique de sorte que l’équipe lorsqu’elle arrive ne perde pas trop de temps. Selon les termes du document "Undertaking" établi par le gouvernement indien, un membre d'OUTREACHMEDIA agit comme liaison et accompagne l'équipe durant toute la durée du tournage.

Veuillez noter que cette procédure s'applique aussi au tournage d'une bande annonce d’un projet de film documentaire.

Janvier 2013